Unser Leitfaden –
So arbeiten wir zusammen

Gemeinsam
DIGITAL WEITERKOMMEN

1. Kommunikation

SKG digital kommuniziert digital, derzeit über Teams oder per E-Mail. Anfragen über andere Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Telegram sowie Chat-Benachrichtigungen über Teams können aus datenschutzrechtlichen und/oder organisatorischen Gründen nicht bearbeitet werden. Dementsprechend werden auch alle Auswertungen und Dokumente (Bescheide) über das DATEV-Unternehmen Online, Teams oder per E-Mail bereitgestellt.

2. Teams

Für Sie kostenfrei laden wir Sie zu Teams ein und erklären Ihnen die Nutzung.

Ein Beitrag

• mit einem @Zeichen ist der „gesamte Kanal“ (wie Sammelmail) auszuwählen, sodass alle Mitglieder benachrichtigt werden.
• in dem man einzelne Personen mit @Zeichen erwähnt, entspricht einer E-Mail AN …
• sollte mit der Funktion „Antworten“ beantwortet werden. NICHT mit neuen Beiträgen antworten, weil dann der Zusammenhang fehlt.
• braucht eine Überschrift.
• sollte nur ein Thema behandeln.

Dateien

• Fragen zur Fibu: Ergänzen Sie ggf. Ihre Antworten im aktuellen Monat bis zur nächsten Buchhaltung.
• Lohnkonverter: Füllen Sie jeden Monat das Tabellenblatt entsprechend bis zu dem vereinbarten Termin.

FAQs

• sind bei Teams hinterlegt: Hier finden Sie jederzeit Antworten zu häufig gestellten Fragen.

Ein Videocall

• dient der persönlichen Besprechung mit vorheriger Terminvereinbarung und dem entsprechenden Einladungslink.

3. Erreichbarkeit

Sie erreichen uns montags bis freitags von 8 bis 13 Uhr und nach Vereinbarung. Bitte vereinbaren Sie einen Termin zur persönlichen Abgabe von Unterlagen am Kanzleisitz.

4. Reaktionszeiten

Beiträge in Teams mit @Zeichen bzw. eine externe E-Mail beantworten wir werktags innerhalb von 24 Stunden.

Wir rufen Sie zurück bis zum nächsten Arbeitstag um 12.30 Uhr.

Im Notfall, zum Beispiel bei einer Steuerfahndung, wählen Sie +49 151 15744677. Wir melden uns so schnell wie möglich zurück. Bitte diese Nummer nur in einem Notfall nutzen. Vielen Dank.

5. Unsere Rechnungen

senden wir an die gewünschte E-Mail-Adresse und/oder stellen sie im DATEV-Unternehmen Online bereit.

6. Unterschriften

werden über Docusign mit höchsten Sicherheitsstandards eingeholt. Der Jahresabschluss und die Steuererklärungen werden von uns qualifiziert elektronisch unterschrieben und über Docusign zum Gegenzeichnen bereitgestellt. Das unterschriebene Dokument steht im Anschluss automatisch per E-Mail zur Verfügung.

7. Abgesprochene Terminvereinbarungen

sind einzuhalten, ansonsten kann eine fristgerechte Bearbeitung nicht gewährleistet werden.

1. Anmeldung

Als Business-Kunde im Portal (Angabe der eigenen USt-ID zwingend) anmelden. Somit werden die betrieblichen Rechnungen aus der EU/Drittland steuerlich korrekt (ohne Umsatzsteuer) erstellt. Bei Bedarf ist ein zusätzlicher privater Account anzulegen.

2. Belege

Perfekte Belegqualität bedeutet: Digital vorhanden oder ordentlich gescannt. So entfällt die Stammdatenpflege.

3. Upload

Alle Buchhaltungsbelege laden Sie direkt in DATEV Unternehmen online hoch. Achten Sie darauf, dass jede Rechnung ein einzelnes Dokument ist, d. h. dass nicht mehrere Rechnungen in einem PDF-Dokument zusammengefasst werden.

4. Belegtypen

Belegtypen, die wir in der Einrichtungsphase anlegten, sind zwingend zu berücksichtigen. Eine Änderung/Ergänzung der Belegtypen ist nur nach ausdrücklicher Freigabe durch uns zulässig.

Folgende Belegtypen gibt es im Allgemeinen:

Eingangsrechnungen (ER)

• Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramm:
  Rechnungen werden per Schnittstelle übernommen.
• Ihre digitalen Eingangsrechnungen (Eingang per E-Mail) leiten Sie per Mausklick über eine individuelle E-Mail-Adresse an DATEV weiter und legen sie in Ihrem Mailprogramm ab.
• Quittungen laden Sie mit der Handy-App Upload Mobil hoch. Eingangsrechnungen bitte als 1 PDF pro Rechnung hochladen
  (keine Lieferscheine, Mahnungen etc.).
• Mit dem Zusatztool Getmyinvoices werden Ihre Rechnungen automatisch aus den hinterlegten Portalen (z.B. Amazon) in das DATEV-Unternehmen Online bereitgestellt.

Sollten die dort hochgeladenen Eingangsrechnungen vom Sachbearbeitenden der SKG digital als fehlerhaft erkannt werden, laden Sie diese unter dem Belegtypen “Sonstiges” hoch. Wir informieren Sie über Teams im Bereich Dateien.

Ausgangsrechnungen (AR)

• Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramm: Rechnungen werden per Schnittstelle übernommen.
• DATEV Auftragswesen online: Stellen Sie Rechnungen in DATEV Unternehmen online bereit.
• Anderes Programm ohne Schnittstelle: Rechnungen in DATEV Unternehmen online hochladen bzw. an die individuell eingerichtete E-Mail-Adresse für AR weiterleiten.

Kreditkarten (betriebliche)

Alle betrieblichen Belege, die per Kreditkarte bezahlt wurden, laden Sie auf den Belegtyp “Kreditkarte” hoch, sofern kein digitales Rechnungsbuch geführt wird. Die Kreditkartenabrechnung laden Sie ebenfalls auf diesen Belegtypen hoch.

Kasse

Aus einem elektronischen Kassensystem mit Schnittstelle werden die Kassenumsätze und Ausgaben übernommen.

DATEV Unternehmen online: Sie erfassen alle Belege in der Kasse in DATEV Unternehmen online und schreiben sie fest. Zur Überprüfung des Bestandes füllen Sie das Zählprotokoll im DATEV-Unternehmen Online.

Sonstiges

Hier laden Sie Mahnungen, Zahlungsavise, Korrekturen zu fehlerhaften Belegen, Reisekostenabrechnungen des Unternehmers, Verträge und Belegnachreichungen hoch.

Das Rechnungseingangs- und das Rechnungsausgangsbuch aus Ihrem Warenwirtschaftssystem laden Sie ebenfalls unter Sonstiges zur Abstimmung hoch.

5. Bankverbindungen

Ihre Bankverbindungen binden wir mit der Einrichtung von DATEV Unternehmen online direkt ein.

Wir empfehlen Ihnen, bei der jeweiligen Bank einen EBICS-Zugang zu beantragen. Mit einem Mausklick und einer Sicherheitsabfrage führen Sie zukünftig Zahlungen aus. Alternativ funktioniert auch das HBCI-Verfahren (PIN/TAN-Verfahren).

Stellen Sie sämtliche Kontoumsätze elektronisch über Ihre Bank bereit und lassen Sie Ihre Sammelzahlungen bitte als Einzelbuchungen in Ihrem Bankkonto ausweisen.

Bei Bedarf binden wir Ihr Paypal-Konto bei uns im Kanzlei Rechnungswesen ein, um die Umsätze digital abzurufen.

6. Buchhaltungsrelevante Belege

Buchhaltungsrelevante Belege können nicht über E-Mail oder Teams verarbeitet werden (vgl. Punkt 3).

7. Auswertungen

Die Auswertungen hängen vom vereinbarten Umfang ab und werden von SKG standardmäßig im DATEV Unternehmen Online bereitgestellt. Zusätzlich erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

8. Monatliche Übersichten

Wir stellen jeden Monat nach Abschluss der Buchhaltung die folgenden Übersichten zur Verfügung

• Konto ungeklärte Posten: Diese Übersicht enthält alle Posten, für die uns die notwendigen Nachweise und Belege nicht vorgelegt wurden. Diese sind selbständig, spätestens mit der folgenden Buchhaltung nachzureichen. Die Übersicht erhalten Sie per E-Mail oder Teams.
• Offene-Posten-Liste der Debitoren und Kreditoren: Diese Übersicht (in: Auswertungen – DATEV Unternehmen Online) ist ebenfalls regelmäßig zu überprüfen. Sollte die Übersicht Abweichungen zu den geführten Büchern aufweisen, ist dieser Sachverhalt direkt mit dem zuständigen Sachbearbeitenden zu klären.

9. Definition Buchführung

Um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können und die beiderseitige Arbeit effizient zu gestalten, haben wir die Erstellung für die Buchführung wie folgt definiert:

• Sämtliche für die Buchführung relevanten Belege sind geprüft in DATEV Unternehmen online bereitzustellen. Eine Kontrolle auf Vollständigkeit erfolgt unsererseits standardmäßig nicht.
• Sofern DATEV Kassenbuch online genutzt wird, ist dieses täglich, spätestens jedoch bei Entstehung eines Kassenvorgangs zu schreiben, damit die Daten vom Sachbearbeitenden verarbeitet werden können.
  – Die Unterlagen stellen sie zu den festgelegten Terminen vollständig bereit.
• Damit wir zeitnah mit der Arbeit beginnen können, bitten wir um umgehende Information nach Bereitstellung der vollständigen Unterlagen per E-Mail oder per Teams über den Bearbeitungsstand.

10. Nichteinhaltung

Da eine Nichteinhaltung der genannten Verabredungen zu einem erheblichen Mehraufwand führt und standardmäßig nicht zu den Aufgaben der SKG digital zählt, sind die folgenden Tätigkeiten im Rahmen der Unterstützung des Belegmanagements mit einer zusätzlichen Investition verbunden:

• Die Erfassung nachgereichter Belege, welche im Rahmen des Monatsabschlusses von uns angefordert wurden, werden grundsätzlich als Sonderleistung abgerechnet, sofern die Anzahl fünf Belege übersteigt.
• Zudem stehen wir bei Fragen per E-Mail oder telefonisch zur Verfügung. Im Standardpaket sind bereits 15 Minuten Servicepauschale pro Monat inklusive.

1. Upload

Alle Lohndokumente laden Sie in DATEV Unternehmen online unter den Belegtypen DATEV Digitale Personalakte hoch oder leiten sie an die individuell eingerichtete E-Mail-Adresse weiter. Belege, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind, können nicht über E-Mail oder Teams verarbeitet werden.
Elektronische Krankmeldungen stellen Sie über Personaldaten bei DATEV Unternehmen online zur Verfügung; Krankmeldungen in Papierform über die digitale Personalakte.

2. Neuanlage

Stammdaten-Neuanlagen bei Neueinstellungen von Arbeitnehmenden und Änderungen bei den Stammdaten von Arbeitnehmenden werden über Fast Docs oder Personaldaten bei DATEV Unternehmen online abgewickelt.

3. Bewegungsdaten

Für die Bewegungsdaten nutzen Sie eine von uns vorgegebene Excel-Tabelle (Lohnkonverter). Wir vereinbaren einen festen Abgabetermin.

4. Unternehmen-Auswertungen

Die Unternehmensauswertungen und Zahlungsdaten werden über DATEV Unternehmen online bereitgestellt und Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail von uns.

5. Arbeitnehmer-Auswertungen

Die Auswertungen für Arbeitnehmende werden über Arbeitnehmer online bereitgestellt

6. Definition Lohnbuchhaltung

Um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können und die beiderseitige Arbeit effizient zu gestalten, haben wir die Erstellung für die Lohnbuchführung wie folgt definiert:

• Die Unterlagen stellen sie zu den festgelegten Terminen vollständig bereit.
• Ihre Zugangsdaten für die Berufsgenossenschaft, ggf. Agentur für Arbeit schicken Sie uns sofort nach Erhalt. Sofern eine Prüfung (Zoll, Agentur für Arbeit) bei Ihnen stattgefunden hat, informieren Sie uns zeitnah über die Ergebnisse.
• Nachgereichte Unterlagen werden in der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt. Eine Korrektur der Abrechnung aufgrund fehlender Informationen stellt eine Zusatzleistung dar.

1. Steuerrelevante Unterlagen

Steuerrelevante Unterlagen laden Sie digital über das Portal DATEV Meine Steuern hoch. Alternative Lösungen stimmen wir individuell ab. Sobald im Unternehmen Online der Belegtyp „Jahresabschluss“ erscheint, können Sie die Unterlagen darüber bereitstellen.

2. Fristeinhaltung

Um eine fristgerechte Abgabe der Steuererklärung gewährleisten zu können, informieren wir Sie zu Beginn des Folgejahres über den Termin zur Abgabe der steuerrelevanten Unterlagen.

Mit externen Partnern besser zusammen arbeiten:

1. Banken/Creditreform

Für die Übermittlung des digitalen Finanzberichtes nach Fertigstellung des Jahresabschlusses benötigen wir Ihre Kundendaten der jeweiligen Bank/Creditreform.

2. Digitale Rentenversicherungsprüfung

Wir stellen dem Prüfer die Lohndaten und die prüfungsrelevanten Unterlagen über das Portal euBP nach Eingang der Prüfungsanordnung bereit.

3. Betriebsprüfungen

Hier erhalten die Prüfer aktuell eine DVD von uns mit den Datenbeständen und den verknüpften Belegen. Dies soll mittelfristig ebenfalls auf ein entsprechendes Onlineportal umgestellt werden.

Ja, digital stellen sich bekannte Verfahren etwas anders dar. Aber im Grunde verfolgen wir nahtlos das gleiche Ziel: wirtschaftlich arbeiten.

Dafür unterstützen wir Sie in der Einarbeitungsphase unserer digitalen Zusammenarbeit. Nach drei Monaten schauen wir anhand einer Checkliste, was gut läuft und wo es noch hakt. Gemeinsam legen wir die nächsten Schritte fest. Nach sechs Monaten entscheiden wir gemeinsam, ob wir unsere Zusammenarbeit fortsetzen.