Wohin die Reise geht? Workation zielgenau ansteuern

Workation ist mehr als ein Trend. Sie steht für eine moderne, flexible Form des Arbeitens – ortsunabhängig, selbstbestimmt, integriert in bestehende Unternehmensstrukturen.

Ob für Sie selbst oder Ihre Mitarbeitenden: Wer international denkt, muss auch steuerlich, rechtlich und organisatorisch vorbereitet sein.

SKGplus Workation gibt Ihnen Sicherheit für das, was Sie längst leben: eine flexible Arbeitsweise mit Weitblick.

Workation – der Begriff geht uns so leicht von den Lippen. Das Kompositum aus den englischen Wörtern work (Arbeit) und vacation (Urlaub) ist in aller Munde. Es schmeckt so gut wie eine Piña Colada am Strand. Damit sich kein bitterer Nachgeschmack einstellt, klären wir, was Workation bedeutet.

Für eine bestimmte Zeit arbeitet man an einem anderen Ort – zum Beispiel im Ausland – während das Arbeitsverhältnis in Deutschland bestehen bleibt. Es entsteht kein neues Arbeitsverhältnis im Ausland, sondern es handelt sich um eine vorübergehende Verlagerung des Arbeitsorts.

Ziel ist es, Beruf und Standortwahl zeitweise flexibel zu verbinden – zum Beispiel, weil ein anderer Ort mehr Ruhe bietet, inspirierend wirkt oder sich besser in den persönlichen Lebensrhythmus einfügt.

Wichtig: Workation entspricht nicht einer Urlaubsreise oder einem dauerhaften Umzug. Auch eine vollständige Verlagerung der Tätigkeit ins Ausland unterscheidet sich davon.

Die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen einer Workation sind klar geregelt – und wir helfen Ihnen dabei, sie sicher zu überblicken.

In Europa und vielen anderen Ländern gilt das Territorialprinzip. Das bedeutet:

• Wo gearbeitet wird, gilt das Recht des jeweiligen Landes – etwa für Steuerrecht, Sozialversicherung und Arbeitsrecht.
• Auch bei einem temporären Aufenthalt greifen zunächst die lokalen Regelungen.
• Es spielt keine Rolle, ob der Wohnsitz weiterhin in Deutschland liegt.

Damit Workation trotzdem möglich ist, gibt es spezielle Regelungen, die das Territorialprinzip einschränken oder ergänzen:

• Zwischenstaatliche Abkommen, etwa zur Vermeidung von Doppelbesteuerung
• EU-Verordnungen zur Koordinierung der Sozialversicherung
• Vereinfachungsregeln im Arbeitsrecht für kurze Aufenthalte
• A1-Bescheinigung zum Nachweis der deutschen Sozialversicherungspflicht

Diese Ausnahmen sorgen dafür, dass Sie oder Ihre Mitarbeitenden auch im Ausland rechtssicher arbeiten können – ohne neue Verträge oder neue Pflichten in jedem Land.

SKGplus prüft, welche Regelung in Ihrem Fall greift – und ob Ihre geplante Workation in den rechtlichen Rahmen passt.

Estoy resfriada. Ich bin erkältet. Eine schlichte Feststellung, die im Rahmen einer Workation in Spanien konkrete Fragen aufwirft: Wer zahlt den Arztbesuch? Gilt meine Krankenversicherung? Muss ich mich vor Ort melden?

Genau das regelt das Sozialversicherungsrecht. Es bestimmt, welcher Staat zuständig ist, wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden im Ausland arbeiten – sei es für Kranken-, Pflege-, Renten- oder Unfallversicherung. Damit es im Ernstfall keine Unsicherheiten gibt, ist eine gute Vorbereitung entscheidend.

Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt – und übernehmen die Anträge, wo es möglich ist.

Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz:

Der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) umfasst neben allen EU-Mitgliedstaaten auch Island, Liechtenstein und Norwegen. Die Schweiz gehört zwar nicht zum EWR, ist aber durch bilaterale Abkommen weitgehend gleichgestellt.

Innerhalb dieses Raums bleibt die deutsche Sozialversicherungspflicht bei einer Workation in der Regel bestehen – solange der Aufenthalt befristet und klar vorübergehend ist.

Das bedeutet konkret:

• Die deutsche Sozialversicherung gilt weiterhin – auch im Ausland.
• Voraussetzung: Der Aufenthalt ist befristet, etwa auf bis zu vier Wochen.
• Für jeden Aufenthalt im Ausland muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden – unabhängig von der Dauer.
• Diese Bescheinigung dient als offizieller Nachweis gegenüber den Behörden im Aufenthaltsland.
• Sie muss vor der Abreise beantragt und während der Reise mitgeführt werden.

Außerhalb der EU:

In Drittstaaten gelten die Regeln des jeweiligen Landes. Das kann zu einer Pflicht zur Sozialversicherung im Aufenthaltsland führen – auch bei kurzfristiger Tätigkeit.

• Ob deutsches Sozialversicherungsrecht weiterhin gilt, hängt davon ab, ob ein bilaterales Abkommen mit dem jeweiligen Staat besteht.
• Ohne solches Abkommen ist oft eine Versicherungspflicht im Aufenthaltsland zu erwarten.
• Für längere oder wiederholte Aufenthalte kann eine formale Entsendung notwendig sein.
• In bestimmten Fällen sind Ausnahmevereinbarungen möglich – wir prüfen, ob das bei Ihnen infrage kommt.

Was SKG für Sie übernimmt:

• Klärung des Versicherungsstatus (z. B. angestellt oder selbstständig)
• Prüfung bestehender Abkommen mit dem Zielland
• Beantragung der A1-Bescheinigung
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden
• Dokumentation der relevanten Nachweise

Mit SKGplus sind Sie nicht nur gut versichert, sondern auch rechtlich auf der sicheren Seite – und können sich ganz auf das konzentrieren, was Ihnen wichtig ist.

Während die steuerlichen Fragen bei einer Workation oft weniger komplex erscheinen als die zur Sozialversicherung, lohnt sich ein genauer Blick.

Ein Ortswechsel bringt steuerliche Aspekte mit sich, die sich gut gestalten lassen – vorausgesetzt, sie werden frühzeitig geprüft.

Wir analysieren Ihre individuelle Situation und zeigen Ihnen, worauf es ankommt.

Lohnsteuer: Bleibt alles in Deutschland?

Grundsätzlich gilt:

• Das deutsche Steuerrecht bleibt anwendbar, wenn der Aufenthalt im Ausland weniger als 183 Tage pro Jahr beträgt
• Weitere Voraussetzungen:
  • Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin haben den Sitz in Deutschland.
  • Die Vergütung wird nicht von einer Betriebsstätte im Ausland getragen.

Achtung: Der 183-Tage-Zeitraum ist je nach Doppelbesteuerungsabkommen unterschiedlich definiert – mal als Kalenderjahr, mal als 12-Monats-Zeitraum.

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)

Viele Länder haben mit Deutschland ein Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung geschlossen. Dieses regelt im Detail,

• welcher Staat das Besteuerungsrecht hat,
• unter welchen Bedingungen ein Wechsel des Besteuerungsrechts eintritt und
• ob der Arbeitslohn ganz oder teilweise im Ausland steuerpflichtig ist.

Wir prüfen für Sie, welches DBA gilt – und was es konkret bedeutet.

Betriebsstättenrisiko

Wenn Mitarbeitende regelmäßig, dauerhaft oder mit Kundenkontakt im Ausland arbeiten, kann das als Betriebsstätte gewertet werden. Dann

• kann der ausländische Staat Teile der Unternehmensgewinne besteuern,
• entsteht eine Meldepflicht im Ausland,
• kann eine Steuererklärungspflicht für das Unternehmen bestehen.

Wir analysieren, ob dieses Risiko bei Ihnen besteht – und wie es sich vermeiden lässt.

Aufteilung von Arbeitstagen

Wenn die Voraussetzungen der 183-Tage-Regelung nicht erfüllt sind, gilt:

• Die Besteuerung richtet sich nach dem Verhältnis der tatsächlichen Arbeitstage im In- und Ausland.
• Auch An- und Abreisetage, Wochenenden und Feiertage im Ausland zählen in der Regel dazu.

Wir berechnen die Zuordnung nachvollziehbar und rechtssicher.

Berufliche vs. private Kosten

• Kosten mit eindeutig beruflichem Bezug, etwa Coworking-Space und Arbeitsmittel, können steuerlich geltend gemacht werden.
• Private Ausgaben, etwa touristische Aktivitäten oder Hotelkosten bei privater Verlängerung sind nicht absetzbar.
• Übernimmt die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber private Kosten, kann das als geldwerter Vorteil steuerpflichtig werden.

Und bei Selbstständigen?

• Auch hier gilt: Nur nachweislich berufsbedingte Ausgaben sind als Betriebsausgaben abziehbar.
• Eine gute Trennung zwischen Arbeits- und Freizeitanteilen ist entscheidend.

Mit SKGplus behalten Sie den steuerlichen Überblick – auch im Ausland.

Workation ist kein rechtlicher Anspruch, sondern eine gemeinsame Entscheidung zwischen Arbeitgeberin oder Arbeitgeber und Mitarbeitenden. Damit sie gelingt, braucht es Klarheit – aber nicht unbedingt neue Verträge. Viele Regelungen lassen sich pragmatisch und transparent umsetzen.

Was grundsätzlich gilt:

• Ein gesetzlicher Anspruch auf Workation besteht nicht.
• Eine Workation muss immer individuell vereinbart werden – es sei denn, es gibt bereits Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einer unternehmensinternen Policy.

Kurze Workation – kein Handlungsbedarf

• Bleibt der Aufenthalt im Ausland unter vier Wochen, besteht in der Regel kein arbeitsrechtlicher Anpassungsbedarf.
• Das deutsche Arbeitsrecht bleibt anwendbar – inklusive Arbeitszeit, Vergütung, Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Was Sie dennoch beachten sollten:

• Legalität der Tätigkeit im Zielland prüfen:
  In manchen Ländern ist eine Arbeitserlaubnis oder ein Aufenthaltstitel erforderlich – auch bei kurzen Aufenthalten.
• Erreichbarkeit, Arbeitszeiten, Datenschutz:
  Auch auf Workation sollten die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit klar sein.
• Vertragliche Ergänzungen bei längeren Aufenthalten:
  Wenn die Workation regelmäßig oder über einen längeren Zeitraum stattfindet, empfehlen sich schriftliche Vereinbarungen – z. B. zu Rückkehrpflicht, technischer Ausstattung oder Kostenübernahme.

Was SKG in Kooperation mit Fachanwälten und Fachanwältinnen aus unserem Netz für Sie leistet:

• Wir unterstützen bei der Entwicklung praxisnaher Workation-Richtlinien.
• Bei Bedarf ziehen wir arbeitsrechtlich spezialisierte Partnerkanzleien hinzu.

So schaffen Sie Sicherheit für Ihr Team – und halten die Strukturen schlank.