Unser Weihnachtsspecial:
Steuerliche Regeln für Geschenke und Betriebsveranstaltungen
Weihnachten – der eine oder die andere blickt beklommen auf die Festlichkeiten rund um den 24. Dezember. Geschenke und Aktivitäten sollten mit Feingefühl vorbereitet und umgesetzt werden. Ein Zuwenig kommt genauso schlecht an wie ein Zuviel. Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht kann sich in Zeiten von Fachkräftemangel und angespannter Ökonomie negativ auswirken.
In unserem Weihnachtsspezial erklären wir Ihnen, wie Sie Geschenke und Betriebsveranstaltungen richtig handhaben und steuerliche Überraschungen vermeiden:
Von kleinen Aufmerksamkeiten bis hin zu großen Geschenken – wir geben Ihnen einen Überblick, welche Regeln gelten und wie Sie diese korrekt umsetzen. Jetzt sind Sie dran: Bleiben Sie kreativ und bewahren Sie sich die Freude am Schenken und Beisammensein.
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Geschenke an Geschäftspartnerinnen und -partner geschickt planen
Geschenke an Geschäftspartner dienen in der Weihnachtszeit als beliebte Geste zur Pflege geschäftlicher Beziehungen. Doch auch hier gibt es steuerliche Spielregeln, die beachtet werden müssen. Je nach Wert des Geschenks und der Art des Präsentes unterscheiden sich die steuerlichen Konsequenzen deutlich. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
Geschenke bis 10 € netto
Bei Geschenken, die den Wert von 10 € netto nicht überschreiten, spricht man von sogenannten Streuartikeln. Diese sind steuerlich unkompliziert: Es fällt keine pauschale Lohnsteuer an. Solche Aufmerksamkeiten sind kleine Werbegeschenke, wie Kugelschreiber oder Kalender, und werden nicht weiter steuerlich belastet.
Geschenke zwischen 10,01 € und 50 € netto
Geschenke in diesem Wertbereich – pro Geschäftspartner und Jahr – sind steuerlich abziehbare Betriebsausgaben. Voraussetzung ist, dass der Empfänger des Geschenks ordnungsgemäß in den Unterlagen vermerkt wird. Allerdings muss auf den Bruttowert eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 30 % entrichtet werden, die das Unternehmen übernimmt. Diese Steuerzahlung kann ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Geschenke über 50 € netto
Bei Geschenken, deren Wert 50 € netto übersteigt, sieht die Sache anders aus. Diese gelten steuerlich nicht mehr als abziehbare Betriebsausgaben. Auch die darauf entfallende Vorsteuer kann nicht geltend gemacht werden. Zudem ist die pauschale Lohnsteuer in diesem Fall ebenfalls nicht absetzbar. Wir empfehlen daher, Geschenke über 50 € netto zu vermeiden, da diese steuerlich nachteilig sind.
TIPP
Kugelschreiber oder Kalender? Praktisch sind diese Präsente alle Mal. Meist lassen sie den individuellen Esprit vermissen. Im Gegensatz dazu vermitteln regionale Erzeugnisse Werte wie Bodenständigkeit und Verlässlichkeit. Vielleicht entdecken Sie in Ihrer Gegend etwas in dieser Richtung, das auch preislich passt. Auch regionale Hersteller kennen die Preisgrenzen und haben entsprechende Präsente im Sortiment. Oder sie produzieren eine limitierte Edition. Einfach mal fragen
Weihnachtsgeschenk oder Werbegeschenk oder beides?
Wein wird gern zum Fest verschenkt. Nehmen wir diesen Klassiker also zur Demonstration.
- Weinflaschen ohne Werbeaufdruck:
Wenn die Weinflasche keinen Werbeaufdruck trägt und einen Wert von mehr als 10 € netto hat, ist eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 30 % des Bruttobetrags zu entrichten. Dies gilt auch für andere Geschenke, die nicht als Streuartikel zählen. - Weinflaschen mit Werbeaufdruck:
Ist jedoch ein Werbeaufdruck auf der Weinflasche angebracht, zählt sie als Werbegeschenk. In diesem Fall handelt es sich steuerlich um Werbung und nicht um ein Geschenk im klassischen Sinne. Das bedeutet, dass keine pauschale Lohnsteuer fällig wird. Dies kann besonders bei größeren Mengen von Weinflaschen oder anderen höherwertigen Präsenten vorteilhaft sein.
Zählt der Charakter des Produktes oder gewinnt es sogar in der Aussage mit einem Werbeaufdruck? Wägen Sie ab!
WICHTIG!
Bitte informieren Sie uns, ob die Weinflaschen mit einem Werbeaufdruck versehen wurden. Dies geht am besten über das Notizfeld im DATEV-Unternehmen online. Oftmals fehlt die Information auf der Rechnung.
Das Team beschenken: So zahlt es sich aus
Geschenke an Ihre Mitarbeitenden in der Weihnachtszeit signalisieren Wertschätzung und dürfen von Herzen kommen. Zugleich können Sie mit diesem Faktor der guten Arbeitgebermarke strategisch klug umgehen. Dabei sollten Sie auf den Anlass und den Wert des Geschenks achten, da dies Auswirkungen auf die Steuer- und Sozialversicherungspflicht hat.
Geschenke aus besonderem persönlichem Anlass
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden zu besonderen Anlässen wie einem Geburtstag, Firmenjubiläum oder der Hochzeit ein Geschenk machen, ist dies bis zu einem Wert von 60 € pro Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig ist, dass der persönliche Anlass klar erkennbar ist. Überschreitet der Wert das Limit von 60 €, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig – nicht nur der übersteigende Teil.
Weihnachts- und Ostergeschenke
Weihnachts- und Ostergeschenke fallen hingegen nicht unter die Kategorie „persönlicher Anlass“ und sind daher steuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine Ausnahme besteht jedoch, wenn diese Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, wie der Weihnachtsfeier, überreicht werden. Hier können die Kosten in den Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer einfließen. Achten Sie darauf, dass die Übergabe in diesem Rahmen stattfindet, um die Steuerfreiheit zu nutzen.
TIPP
Nutzen Sie Social Media für Ihr Unternehmen? Ein Schnappschuss vom Gabentisch im Rahmen der Weihnachtsfeier dokumentiert, dass die Übergabe zu diesem Anlass erfolgte.
Betriebsveranstaltung und Weihnachtsfeier professionell umsetzen und absetzen
Ob Sie nun traditionell zur Weihnachtsfeier im Dezember einladen oder einen Kick-off im Januar veranstalten: Bitte beachten Sie die steuerlichen Vorgaben.
Freibeträge und Steuerpflicht
Pro Jahr sind zwei Betriebsveranstaltungen steuerlich begünstigt, und der Freibetrag liegt jeweils bei 110 € pro Teilnehmer. Übersteigen die Kosten pro Teilnehmer diesen Betrag, hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht: Er kann auf den Mehrbetrag eine pauschale Steuer von 25 % abführen oder den Mehrbetrag individuell bei den Mitarbeitenden versteuern. Letztere Option führt oft zu höheren Sozialversicherungsbeiträgen, sodass die pauschale Steuer meist die günstigere Wahl ist.
Dokumentationspflichten
Es ist wichtig, alle Belege im Kontext der Betriebsveranstaltung zu sammeln. So stellen Sie sicher, dass der Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer nicht überschritten wird. Zusätzlich muss eine Teilnehmerliste geführt werden, um den Betrag korrekt pro Person ermitteln zu können. Diese Unterlagen müssen bei einer Prüfung – zum Beispiel durch die Rentenversicherung – vorgelegt werden.
Unbedingt vermeiden: Die verspätete Anmeldung der pauschalen Lohnsteuer
Falls die pauschale Lohnsteuer nicht rechtzeitig angemeldet wird, führt dies zur Sozialversicherungspflicht des gesamten Betrags. Werden die Unterlagen erst nach dem 28. Februar des Folgejahres eingereicht, kann dies zu erheblichen Nachzahlungen führen.
Vorsteuerabzug
Sofern die Kosten pro Teilnehmer 110 € nicht überschreiten, ist auch die ausgewiesene Vorsteuer abziehbar. Achten Sie daher genau auf die Kostenplanung, um diesen Vorteil nutzen zu können.
Die Digitalisierung: auch zu Weihnachten ein Geschenk
Das Smartphone ist ein essenzieller Baustein für die gelingende Digitalisierung Ihres Unternehmens. Statten Sie Ihr Team oder ausgesuchte Mitarbeitende zum Fest mit einem Firmenhandy aus, das auch privat genutzt werden darf. Das Gerät verfügt direkt über die App Upload mobil von DATEV. So lassen sich etwa Tankbelege direkt hochladen und in DATEV Unternehmen online zuordnen.
Hierfür sollte einmalig eine Nutzungsüberlassungs-Vereinbarung mit der mitarbeitenden Person geschlossen werden. Die Überlassung ist für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.
Ihr Team wird entlastet, da keine privaten Telefonkosten mehr anfallen, und der Beleg wandert ruckzuck in die Buchhaltung.
Schön, dass Sie sich etwas Zeit für unsere Informationen genommen haben. Sie haben Fragen im Detail? Dann rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie eine E-Mail – wir sind gerne für Sie da!