Bereiten wir uns gemeinsam vor
Die E-Rechnung: effizient implementieren mit der SKG Steuerberatung in Halberstadt

E-Bike, E-Fuel, E-Auto: Der Buchstabe „E“ steht für „elektronisch“. Er kommt mal besser und mal schlechter an in Wirtschaft und Gesellschaft. Wir sind geradezu elektrisiert vom Thema E-Rechnung. Die Nutzung ist ab Januar 2025 in Deutschland gesetzlich verpflichtend. Dieser Schritt stellt nicht nur eine formale Anforderung, sondern auch eine Chance für Unternehmen dar.

Über Nutzen und Nutzung der E-Rechnung berichten wir im folgenden Beitrag:

Eine elektronische Rechnung, oder E-Rechnung, wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung. Im Gegensatz dazu wird eine PDF-Rechnung zwar digital versendet, aber manuell bearbeitet. Die E-Rechnung kann durch ihre Struktur direkt und ohne zusätzlichen manuellen Eingriff in Buchhaltungssysteme integriert werden. Sie erfüllt bestimmte Vorgaben, die in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind​​.

Praxistipp: Wer bereits mit DATEV Auftragswesen arbeitet, holt sich den Arbeitsprozess vor Augen (oder spricht bitte die mitarbeitende Person aus dem Rechnungswesen dazu an). Das System markiert einzelne Angaben im Rechnung-PDF für die weitere digitale Verarbeitung. Manchmal muss man sogar per Hand unterstützen. Das alles entfällt, denn die E-Rechnung hat eine andere DNA – um bildlich zu sprechen. Sie funktioniert ohne „Medienbrüche“, wie wir sagen.

Effizienz steigern und Kosten einsparen

Auf die E-Rechnungen umstellen und interne Prozesse wesentlich effizienter gestalten! Durch den Wegfall manueller Eingaben werden Fehlerquellen minimiert und der administrative Aufwand reduziert. Dies führt zu einer direkten Kostenersparnis. Es werden weniger Zeit und Ressourcen für die Rechnungsverarbeitung und -archivierung benötigt.

Schnellere Bearbeitungs- und Zahlungsprozesse

E-Rechnungen können in Echtzeit übermittelt und verarbeitet werden. Das verkürzt die Durchlaufzeiten im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen erheblich. Schnellere Bearbeitungszeiten bedeuten auch schnellere Zahlungsabwicklungen. Die Liquidität verbessert sich und die Cashflow-Verwaltung gewinnt an Effizienz.

Umweltvorteile durch papierloses Arbeiten

Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen unterstützt nachhaltiges Wirtschaften, indem sie den Papierverbrauch reduziert. Dies verringert nicht nur die Umweltbelastung durch die Papierproduktion, sondern trägt auch zur Senkung der mit Druck und Versand verbundenen CO₂-Emissionen bei. Unternehmen, die E-Rechnungen nutzen, demonstrieren ihr Engagement für Umweltschutz und können dieses als Teil ihrer CSR-Strategie (Corporate Social Responsibility) kommunizieren.

Ab Januar 2025 wird die Verwendung von E-Rechnungen in Deutschland für die Abrechnung von Leistungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern gesetzlich vorgeschrieben. Dies folgt einer EU-Richtlinie, die eine standardisierte elektronische Rechnungsstellung innerhalb des europäischen Binnenmarkts fördern soll. E-Rechnungen müssen bestimmte formale Anforderungen erfüllen, wie die Verwendung eines standardisierten Formats (z.B. XRechnung), um ihre Authentizität und Integrität zu gewährleisten.

Einhaltung von Compliance und Datensicherheit

Bei der Umstellung auf E-Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse den lokalen Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), entsprechen. Dies umfasst die sichere Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten sowie den Schutz vor unbefugtem Zugriff. Zusätzlich sollten Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselungstechnologien eingesetzt werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten während der Übertragung und Speicherung zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend, um das Vertrauen der Geschäftspartner und Kunden zu erhalten und rechtliche Risiken zu minimieren.

Ihr Unternehmen und unsere Steuerberatung – uns verbindet die digitale Zusammenarbeit. Wir haben damit beste Erfahrungen gemacht. Wir wissen, dass es zu Beginn durchaus herausfordernd sein kann. Wie oben beschrieben, wird uns die Implementierung der E-Rechnung sicher nicht in den Schoß fallen. Aber die positiven Effekte zeigen sich schnell.

Schritte zur Einführung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen

Welche Anpassungen für die elektronische Rechnungsstellung sind notwendig? Der erste Schritt zur Implementierung einer E-Rechnungslösung besteht darin, die aktuellen Rechnungsprozesse zu analysieren und zu definieren. Anschließend sollte ein Projektplan erstellt werden, der Zeitrahmen, Budget, beteiligte Abteilungen und notwendige Schritte umfasst. Wesentlich ist auch die Auswahl eines Projektteams, das sowohl technisches als auch buchhalterisches Know-how einbringt.

Mit uns die Lösung der DATEV nutzen

Die Software-Lösungen DATEV Unternehmen online oder DATEV Auftragswesen next/DATEV Mittelstandspaket kennen und nutzen Sie bereits. Damit können Sie ebenfalls den Eingang und Ausgang von E-Rechnungen effizient abwickeln. Binden Sie alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen in den neuen Prozessen ein​​.

Praxistipp: Bereiten Sie die Nutzung der E-Rechnung optimal vor!
Registrieren Sie schnellstmöglich Ihr Unternehmen bei der DATEV-E-Abrechnungsplattform. Hierfür benötigen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Plattform wird ab dem 2. Halbjahr 2024 zur Verfügung stehen. Sie erhalten nach der Registrierung eine Postfachadresse, die Sie für den E-Rechnungsempfang an alle Lieferanten kommunizieren.
Sie nutzen für die Rechnungserstellung ein spezielles Programm oder ein Warenwirtschaftssystem? Klären Sie mit dem Anbietenden, wann die Software für die Erstellung von E-Rechnungen für den Ausgang/Eingang angepasst wird. Wer Rechnungen noch mit Word oder Excel erstellt, sollte direkt auf DATEV Auftragswesen next umstellen und auf jeden Fall die o. g. Registrierung vornehmen.
Alternativ können Sie die Rechnungen auch per E-Mail empfangen und diese an DATEV-Unternehmen Online weiterleiten. Dort ist die Rechnung für Sie lesbar.

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