Zahlt sich aus: Banking mit DATEV Unternehmen online

Die Eingangsrechnung wurde doppelt bezahlt. Wie ärgerlich! Der Grund liegt meist in einer von Hand geführten Excel-Liste. Es passieren Übertragungsfehler. Oder eine bezahlte Position wird nicht ausgetragen. Oder … Sie haben das auch schon erlebt?

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt, Unternehmensprozesse mit DATEV Unternehmen online zu digitalisieren. Das Banking gehört dazu, denn ein bisschen digital, das geht nicht. Dazu berichten wir in diesem Beitrag:

Sie arbeiten effektiver und haben einen besseren Überblick. Versprochen.

Eingehende Rechnungen bezahlen, Löhne überweisen, eigene Forderungen überblicken: Das erledigen Sie bisher über Onlinebanking, separiert von DATEV Unternehmen online? Warum?

• Vielleicht kennen Sie die Funktion “Banking” bei DATEV Unternehmen online” nicht?
• Oder es fällt Ihnen schwer, sich von gewohnten Prozessen zu lösen und neue zu nutzen?

Kein Problem. Als digitale Steuerberatung begleitet die SKG die sinnvolle Umstellung.

Bankverbindung in DATEV Unternehmen online anlegen

Nutzen Sie direkt die erweiterte Version des DATEV Bankings. Die Schnittstelle zu Ihrer Bank erfolgt über einen HBCI-Zugang oder einen EBICS-Zugang. Sie haben weiterhin volle Kontrolle über Ihre Konten. Lediglich die Oberfläche ändert sich. Statt in die gewohnten Optik Ihrer Bank zu wechseln, bleiben Sie in der Arbeitswelt von DATEV Unternehmen online. Und an diesem Punkt leiten wir über zu weiteren nützlichen Faktoren.

Belege erfassen und digitalisieren

Rechnungen erhalten die meisten per E-Mail und als PDF. Und wahrscheinlich gehen Sie genauso vor, versenden Ihre Ausgangsrechnungen komplett digital. Das sind perfekte Voraussetzungen für digitales Banking per DATEV. Über eine spezielle E-Mail-Adresse leiten Sie alle Eingangsrechnungen an Ihr DATEV Portal. Das System legt die Eingangsrechnungen direkt korrekt ab. Verfahren Sie genau so mit Ihren Kundenrechnungen. Alternativ können Sie die Belege im System hochladen.

Weitere, “lose” Belege wie Tankquittungen oder Bewirtungsbelege laden Sie über DATEV Upload mobil hoch. Bereits hier weisen Sie den jeweiligen Beleg einem Typ zu.

Belege verwalten – ohne Schattenbuchhaltung

Organisieren Sie alles an einem Ort: in DATEV Unternehmen online. Hier hinterlegen Sie Ihre Dokumente sicher und übersichtlich. Das System erfasst jede Eingangsrechnung, mit den spezifischen Merkmalen wie Absender, Rechnungsdatum und Kundenummer. Sie selbst vermerken jetzt zum Beispiel, wann die Rechnung bezahlt werden soll. Oder Sie ziehen direkt ein gewährtes Skonto ab. Eine zusätzliche Übersicht, zum Beispiel als Excel-Liste, ist nicht mehr erforderlich! Die Vorteile stellen wir im nächsten Abschnitt vor.

Rechnungen bezahlen

Sie haben den Überblick, welche Rechnungen Sie wann bezahlen wollen. Wählen Sie die entsprechenden Belege aus und weisen Sie die Zahlung an. Das System leitet den Zahlungsauftrag an Ihre Bank weiter und wird dort wie gewünscht ausgeführt. Sammelzahlungen werden als Einzelbuchungen auf dem Bankkonto dargestellt, sodass sie jederzeit nachvollziehbar sind. So einfach ist das.

Löhne bezahlen

Mit DATEV Unternehmen online bereiten Sie sämtliche Daten rund um die Löhne vor – vergleichbar mit den Eingangsrechnungen. Als Sammelüberweisung können Sie die Löhne über DATEV Bank online anweisen. Auch hier entfallen zusätzliche Listen. Alle Angaben zu dem jeweiligen Lohn haben Sie zuvor über die DATEV Lohnbuchhaltung organisiert.

Eigene Forderungen überblicken

Ausgangsrechnungen behalten Sie ebenfalls im Blick. Was wurde bereits bezahlt? DATEV Bank online gibt Ihnen die Antwort. Dieser Teil von DATEV Unternehmen online zeigt das Verhältnis von Ein- und Ausgaben – wie Ihr Onlinebanking.

Wir wissen, “Geld” funktioniert auf Basis von Vertrauen – weltweit und seit Jahrhunderten. Jede Variation der Abwicklung von Zahlungsverkehr stellt eine Herausforderung dar. Speziell die digitale Transformation. Wer heute den nächsten Schritt geht, gewinnt viel.

“Die Zusammenarbeit auf Basis von DATEV Unternehmen online dient in erster Linie dem Komfort und der Wirtschaftlichkeit für Mandantinnen und Mandanten. Andersherum ausgedrückt: Sie koordinieren zum Beispiel Buchungen nicht für uns, das Steuerbüro, sondern für den eigenen Vorteil”

– Steffi Köchy-Gellfart

Die Steuerberaterin definiert klare Vorteile für die Nutzenden von DATEV Bank online:

• Handlungsspielräume vergrößern: Wer wöchentlich oder permanent Belege organisiert und Buchungen durchführt, hat die wirtschaftliche Lage des Unternehmens im Blick. Investitionen sind besser möglich. Personal kann gefördert werden. Die Bank oder der Investor kann zeitnah mit aktuellen Zahlen überzeugt werden.
• Fehler reduzieren: Die sogenannte Schattenbuchhaltung entfällt. Wie oben beschrieben, werden doppelte Buchungen oder Zahlungsversäumnisse vermieden.
• Zeit maximieren: Der Aufwand für das Banking verringert sich deutlich. Diese Stunden investieren Sie in kreative Arbeit, in freie Zeit oder Sie reduzieren die Stundenzahl und somit die Lohnkosten.
• Zufriedenheit steigern: Die Löhne werden pünktlich überwiesen und kommen korrekt an. Kombiniert mit DATEV Arbeitnehmer online, sind Ihre Mitarbeitenden immer präzise informiert.
• Aufgaben verteilen: Ihre Mitarbeiter erfassen die Rechnungen und bereiten den Zahlungssatz für Sie vor. Dafür vergeben Sie entsprechende Zugriffs- und Bearbeitungsrechte innerhalb des Teams. Sie führen die Zahlungen wie gewohnt aus und gewinnen Zeit für sich.

Dass Dörthe Dedow gerne und selbstverständlich mit DATEV Bank online arbeitet, liegt vielleicht in der Natur der Sache. Die Fritsche & Perleberg GmbH aus Schönebeck-Elbenau ist spezialisiert auf Elektro- und Sicherheitstechnik. Hier kümmert sie sich um die Buchhaltung.

“Die Sicherheit von DATEV Unternehmen online hat mich überzeugt. Und speziell in dem sensiblen Bereich Banking hatte ich in die DATEV direkt volles Vertrauen”

berichtet Dörthe Dedow.

Als Steuerbüro der Spezialfirma freuen wir uns über die fortschrittliche und digitale Arbeitsweise. Hier ein Interview mit Dörthe Dedow über Ihre Eindrücke und Erfahrungen im Umgang mit DATEV Bank online. Klientinnen und Klienten, die vor der Anwendung noch zurückschrecken, möchten wir mit dem Beispiel aus der Praxis motivieren.

Hallo Frau Dedow. Wie lange arbeiten Sie schon mit DATEV Unternehmen online?
Oh, schon ein paar Jahre. Bei meinem vorherigen Arbeitgeber nutzte ich bereits DATEV Unternehmen online. Ich bin Quereinsteigerin in der Buchhaltung. Die Übersichtlichkeit der Anwendungen hat mir damals geholfen. Und bis heute, in unserem Familienunternehmen, schätze ich den guten Überblick.

Das bedeutet, dass erfahrene Buchhalterinnen oder Buchhalter ganz leicht einsteigen können.
Klar. Bei DATEV Unternehmen online fließen ja alle Bereiche, die das Unternehmen wirtschaftlich ausmachen, zusammen.

Betrachten wir DATEV Bank online. Wo liegen die Vorteile?
Für mich in der Sicherheit. Die DATEV ist von unseren Finanzbehörden zertifiziertes Unternehmen. Entsprechend abgesichert sind die Anwendungen geplant und umgesetzt. Wir nutzen in der Firma noch ein anderes Betriebssystem, das ebenfalls eine Verknüpfung zu den Banken anbietet. Sensible Daten wie für das Banking würde ich hier nicht übermitteln wollen.

Sicherheit ist ein Aspekt. Was schätzen Sie darüber hinaus?
Die umständliche Überweisung per Hand entfällt. Wo man früher noch pro Posten eine Überweisung tätigen musste – analog oder digital – unterstützt das System. Digitale Rechnungen werden erkannt, eingelesen und zugeordnet. Außerdem habe ich sämtliche Umsätze vor Augen. Den Stand vom Vortag kann ich abrufen.

Wie sieht es aus mit offenen Posten?
Unser Mahnwesen gestaltet sich effizient. Was ist überfällig? Wie lange schon? Wir können engmaschig nachhalten.

Und Lieferantenrechnungen, die Ihr Unternehmen begleicht?
Da können wir die Zahlungsziele im System vermerken. Gibt es Skonto? Auch diesen Vorteil gebe ich direkt ein. Kein Skonto wird vergessen. Während des Überweisungsvorgangs muss ich mich verifizieren. Aber das ist auch gut und trägt zur Sicherheit bei.

Sparen Sie Zeit?
In Summe schon. Klar, ich muss schon die Belege sorgfältig erfassen und einpflegen. So kennzeichne ich zum Beispiel, mit welchem Umsatzsteuerwert die Rechnung verbunden ist. Auf der anderen Seite muss ich nicht mehr in irgendwelchen Listen suchen. Ich habe eben alles übersichtlich geordnet an einem Platz.

Dass alles an einem Platz liegt: Gibt es hier noch einen Aspekt?
Sämtliche Informationen sind übersichtlich archiviert. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter für die Steuer noch einen Beleg braucht, kann ich hier fix nachschauen und liefern.

Vielen Dank für die Schilderung Ihrer Eindrücke, liebe Frau Dedow.