Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025 –
sind Sie schon dabei?
Jetzt wird es höchste Zeit: Seit 01.01.2025 ist die neue gesetzliche Pflicht zur Meldung elektronischer Kassensysteme in Kraft. Diese Regelung betrifft viele Unternehmen – vom kleinen Ladengeschäft bis hin zum Gastronomiebetrieb mit mehreren Kassen.
Was bedeutet das konkret für Sie? Ganz einfach: Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie melden – sonst drohen Nachfragen vom Finanzamt oder im schlimmsten Fall sogar Schätzungen.
Damit das nicht passiert, erklären wir in diesem Beitrag, wer betroffen ist, was gemeldet werden muss und wie die Meldung funktioniert. Sie sollen wissen, was zu tun ist – und wie wir von der SKG Sie dabei digital unterstützen.
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Wer muss ein elektronisches Kassensystem melden?
Die neue Meldepflicht betrifft alle Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Einsatz haben. Das gilt unabhängig davon, ob die Kasse gekauft, geleast oder gemietet ist.
Diese Systeme sind betroffen:
- Elektronische Registrierkassen oder PC-Kassen
- Tablet- oder App-basierte Kassensysteme
- Waagen mit Kassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse
- Hotel- und Arztsoftware, wenn darin eine Kassenfunktion enthalten ist
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler in Fahrzeugen
Wichtig: Alle Systeme müssen mit einer gültigen zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese schützt die Daten vor Manipulation – und ist ebenfalls meldepflichtig.
Und was ist mit Kassen, die gerade nicht im Betrieb sind?
Selbst wenn ein Kassensystem aktuell nicht aktiv genutzt wird, sondern nur im Bestand vorhanden ist, besteht die Meldepflicht. Das gilt auch, wenn Sie die Kasse lediglich testweise angeschafft haben oder sie als Ersatzgerät aufbewahren.
Elektronisches Kassensystem: Was genau ist meldepflichtig?
Nicht nur der Einsatz, sondern bereits der Besitz eines elektronischen Kassensystems muss ab 2025 gemeldet werden. Auch die Außerbetriebnahme – also wenn ein Gerät verkauft, stillgelegt oder entsorgt wird – gehört dazu.
Diese Informationen verlangt das Finanzamt:
- Name des Unternehmens
- Steuernummer
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung, z. B. hardware- oder cloudbasiert
- Art des Kassensystems, z. B. Registrierkasse oder App-Kasse
- Anzahl der Systeme
- Seriennummer jedes Geräts
- Datum der Anschaffung
- Datum der Außerbetriebnahme, falls zutreffend
Besonderheit bei mehreren Standorten:
Pro Betriebsstätte ist eine eigene Meldung erforderlich. In jeder Meldung müssen alle Systeme des jeweiligen Standorts aufgeführt werden. Ein System darf nur einem Standort zugeordnet sein.
Drei Wege für die Meldung Ihres elektronischen Kassensystems
Die gute Nachricht: Es gibt drei verschiedene Wege, wie Sie die Meldung Ihres elektronischen Kassensystems übermitteln können. Alle funktionieren digital.
1. Direkteingabe in „Mein ELSTER“
Sie können das Formular mit dem Titel „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“ direkt online in Mein ELSTER ausfüllen.
Das ist der klassische Weg – ideal, wenn Sie nur wenige Systeme haben und die Daten manuell eingeben möchten.
2. Upload einer XML-Datei
Viele Kassensysteme oder Kassensoftware-Anbieter erlauben, eine XML-Datei zu exportieren. Diese Datei enthält alle notwendigen Angaben und kann dann in Mein ELSTER hochgeladen werden.
Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler – gerade, wenn Sie mehrere Geräte im Einsatz haben.
3. Datenübertragung per Software (ERiC-Schnittstelle)
Wir, die SKG-Steuerberatung, sowie größere Unternehmen, übertragen die Daten über eine Schnittstelle direkt aus der Software heraus. Man spricht von der ELSTER Rich Client (ERiC)-Schnittstelle.
Dieser Weg ist besonders effizient und wird etwa bei DATEV-Lösungen oder anderen Kassensoftware-Anbietern genutzt.
Unser Tipp: Sprechen Sie mit der IT-verantwortlichen Person beziehungsweise mit Ihren Profis der Kassen- oder Buchhaltungssoftware. Oft lassen sich die Daten automatisch exportieren und übermitteln.
Meldefristen auf einen Blick
Damit Ihre Meldung rechtzeitig und vollständig beim Finanzamt eingeht, sollten Sie die gesetzlichen Fristen unbedingt beachten. Je nach Zeitpunkt der Anschaffung oder Außerbetriebnahme gelten unterschiedliche Zeitpunkte:
Allgemeine Meldefrist
- 1 Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines Kassensystems
Übergangsregelung zu Beginn der Meldepflicht
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt:
- Meldung bis spätestens 31. Juli 2025
Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder stillgelegt werden:
- Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme
Sonderfall: EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Für Fahrzeuge mit Taxameter oder Wegstreckenzähler gilt eine verlängerte Frist:
- Bis 31. Dezember 2025 können noch Altgeräte genutzt werden – danach muss eine TSE eingebaut und das System gemeldet werden.
Achtung: Wer mehrere Systeme oder Standorte hat, sollte frühzeitig mit der Erfassung beginnen. Die Erfahrung zeigt: Je früher Sie starten, desto reibungsloser klappt die Meldung.
So prüft das Finanzamt ein elektronisches Kassensystem
Prüfung als Stichprobe
Beamte des Finanzamtes prüfen elektronische Kassensysteme stichprobenartig, inkongnito und ohne Ankündigung. Dafür nutzen sie eine mobile App per Smartphone. Der Bon des Probeeinkaufs wird direkt digital geprüft. Weitere Schritte ergeben sich aus einer Prüfung, die Unregelmäßigkeiten aufweist.
Kassennachschau
Auch die Kassennachschau kann jederzeit und ohne Voranmeldung erfolgen. Hierbei weisen sich ein oder zwei Finanzbeamte aus und prüfen das elektronische Kassensystem vor Ort.
Betriebsprüfung
Das Finanzamt kann die ordnungsgemäße Führung des elektronischen Kassensystems auch im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrollieren. Die wird mittels Prüfungsanordnung angekündigt.
Was passiert bei Nichtanmeldung?
Eine vergessene Kassenmeldung ist kein Bagatelldelikt. Das Finanzamt versteht hier keinen Spaß – denn die Meldung dient der Bekämpfung von Manipulationen und soll die digitale Kassenführung absichern.
Bei fehlender oder verspäteter Meldung drohen:
- Nachfragen vom Finanzamt – konkret: Durchführung einer unangekündigten Kassennachschau oder Anordnung einer Betriebsprüfung,
- Steuerschätzungen bei Kassennachschau oder Betriebsprüfung,
- Bußgelder wegen Verstoß gegen Mitwirkungspflichten.
Die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) Ihr elektronisches Kassensystem wird für einen bestimmten Zeitraum zertifiziert. Mit Ablauf des Zertifikats erlischt die Gültigkeit der TSE. Unser Tipp: Überwachen Sie die Laufzeit des Zertifikats in Kooperation mit dem Lieferanten Ihres Kassensystems.
Unser Rat: Nehmen Sie die Meldepflicht ernst. Gelten die Kassendaten als nicht ordnungsgemäß erfasst, kann das gravierende Folgen haben – bis hin zur Verwerfung der gesamten Buchführung durch das Finanzamt. Am besten prüfen Sie jetzt, welche Geräte im Einsatz sind und welche Daten dazu vorliegen.
Unsere Empfehlung: Kassenmeldung nur mit aktueller Verfahrensdokumentation
Die Meldepflicht für Kassensysteme startet – und sie betrifft viele Unternehmen direkt. Nutzen Sie jetzt die Zeit und bringen Sie Ihre Systeme auf den aktuellen Stand. So vermeiden Sie unnötigen Stress und behalten die Kontrolle.
In diesem Zusammenhang erinnern wir Sie an die Verfahrensdokumentation. Der Bereich “technische Systemdokumentation” gibt über Ihr elektronisches Kassensystem Auskunft. Speziell bargeldintensive Betriebe sollten hier aufmerksam sein. Fehlt das elektronische Kassensystem in der Verfahrensdokumentation, droht eine Schätzung im Rahmen der Betriebsprüfung. Gern beraten und unterstützen wir Sie in diesem Punkt.
Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Kassenmeldung rechtssicher erledigt wird.
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Elektronische Kassensysteme: FAQ der SKG Steuerberatung Halberstadt
Ich nutze nur eine App auf dem Tablet – muss ich trotzdem melden?
Ja. Auch App-basierte Kassensysteme auf Tablets oder Smartphones gelten als elektronische Aufzeichnungssysteme. Sie sind ebenfalls meldepflichtig – genauso wie klassische Registrierkassen oder Waagen mit Kassenfunktion.
Ich habe mehrere Betriebsstätten – reicht eine Meldung?
Nein. Für jede Betriebsstätte ist eine eigene Meldung erforderlich. Alle Kassensysteme, die an einem Standort betrieben werden, müssen dort gesammelt gemeldet werden.
Tipp: Eine übersichtliche Zuordnung erleichtert Ihnen die spätere Verwaltung und Anpassung.
Was passiert, wenn ich meine Kasse wechsle oder eine neue anschaffe?
Jede Neuanschaffung oder Außerbetriebnahme muss innerhalb von einem Monat gemeldet werden. Das gilt auch bei einem Systemwechsel – z. B. wenn Sie von einem Kassentyp auf ein anderes System umsteigen.
Was ist mit meinem alten Kassensystem ohne TSE?
Ein Kassensystem ohne zertifizierte TSE darf nicht mehr verwendet werden. Falls es sich noch im Besitz befindet, muss es entweder nachgerüstet, ausgetauscht oder ordnungsgemäß stillgelegt und gemeldet werden.
Kann ich die Meldung selbst machen oder brauche ich dafür die Steuerberatung?
Die Meldung über Mein ELSTER ist grundsätzlich selbst möglich. In vielen Fällen übernimmt der Lieferant des Kassensystems die Meldung gleich mit. Hier sollten Sie prüfen, ob die Meldung auch erfolgt. Außerdem sollten Sie die Meldung des elektronischen Kassensystems in Ihre Verfahrensdokumentation aufnehmen.
