Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe empfiehlt unter anderem, eine Dokumentenmappe immer griffbereit zu haben (Stand: August 2021). Die klemmt man sich im Fall der Fälle unter den Arm, rettet sich und einen winzigen Teil des alten Lebens.

Mit Testament und Co lässt sich das machen. Die Daten eines Unternehmens, das traditionell in Papierform arbeitet, sind unter Umständen verloren. Feuer, Wasser oder Erschütterungen vernichten immer wieder das Gedächtnis von Firmen. Die Rekonstruktion ist dann mühsam. Wer seine Geschäftsprozesse samt Steuerberatung digitalisiert, minimiert oder vermeidet diesen Schaden.

Die SKG Steuerberatung informiert:

Im Juli 2021 unterstützte die DATEV vom Hochwasser betroffene Kanzleien und Mandaten. Auch für Nicht-Mitglieder gab es eine spezielle Notfallnummer. Dieses Engagement unterstreicht den Gedanken der starken Genossenschaft – das finden wir gut.

Die DATEV als Genossenschaft steht für Sicherheit

Immer mehr Soloselbstständige digitalisieren ihre Prozesse – intern wie extern. Betrachten wir zum Beispiel eine freiberufliche Werbetexterin. Sie kommuniziert mit den Auftraggebenden andauernd per E-Mail oder Videochat und mit Projektmanagement-Tools. Ab und zu trifft man sich persönlich. Ihre Leistung, also Content für Websites oder Texte für Drucksachen, erstellt und übermittelt sie komplett digital. Auch ihre Buchhaltung hat sie digitalisiert. Eingehende und ausgehende Rechnungen sowie Belege oder Erfassung von Abwesenheit bei Dienstreisen sind digitalisiert. Das leistet sie stationär. Die Datenmenge ist so gering, dass sie mit einer externen Festplatte, die regelmäßig gewechselt wird gut und sicher zurechtkommt. In ihrem Büro findet man keinen Papierordner mehr. Im Fall einer Überschwemmung oder bei Gefahr durch Feuer kann unsere Texterin die Festplatte in die Handtasche stecken und sich in Sicherheit bringen. Aber im Ernst: Wer denkt in solchen Situationen an die externe Datensicherung? Auch Soloselbstständige sollten komplett serverbasiert arbeiten.

Was passiert, wenn unsere Texterin expandiert? Sie will eine Assistenz oder einen Webdesigner einstellen. Sofort wächst ihr Bedarf an Administration. Und so geht es allen Unternehmen, die mehr als zwei oder drei Personen beschäftigen. Sämtliche Anwendungen rund um die Buchhaltung sollten dann serverbasiert und online eingerichtet werden. Wer jetzt noch in Papierform arbeitet, vergibt nicht nur Zeit und Geld, sondern spart am Schutz seiner Daten. Und wer jetzt noch Daten stationär sichert, überschätzt sich.

Wie sieht die sichere Alternative aus? Rund um Ihre Steuern empfehlen wir die Anwendungen der DATEV – eine Genossenschaft, die 1966 gegründet wurde und inzwischen den Wandel von analog zu digital vollzogen hat. Rund 40.000 Mitglieder zählt die DATEV als Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in Europa. Für diese Mitglieder und deren Mandantschaft wurden onlinebasierte Anwendungen rund um die Steuern entwickelt. Damit öffnet sich der Bereich. Wir arbeiten alle kollaborativ.

Was bedeutet das für die Sicherheit der Daten unserer Mandanten? Sie liegen im Rechenzentrum der DATEV mit Standort Deutschland und werden von qualifizierten IT-Kräften gesichert. Auf diese Rechenzentren haben wir als Steuerberater genauso Zugriff wie unsere Mandantinnen und Mandanten – abhängig von der jeweiligen Anwendung und der vergebenen Rechte.

Diese Anwendungen nutzen wir gemeinsam

DATEV Unternehmen online – kurz DUO genannt – ist das Herzstück unserer Zusammenarbeit. Von der Finanzbuchführung über die Lohnbuchhaltung bis zur Darstellung der tagesaktuellen Situation Ihres Unternehmens werden alle Aspekte elektronisch verarbeitet und abgebildet. Dabei entscheiden Sie, wer elektronischen Zugang erhält und als Admin mitarbeitet.

DATEV SmartLogin ist der Schlüssel zur gemeinsamen, elektronischen Arbeit. Der Zugriff auf Ihre Daten ist gesichert und zugleich für Sie zu jeder Zeit und von überall möglich.

Mittels DATEV Meine Steuern bringen wir direkt Ihre private Einkommensteuer auf den Weg.

Nach dem Unglück ist vor dem Neustart

Naturkatastrophen sollten von uns allem mitgedacht werden – privat wie beruflich. Aber nicht jeden Tag müssen wir Angst vor Feuer, Wasser oder Erschütterungen haben. Wer sich absichert – zum Beispiel seine Daten elektronisch dezentral speichert – lebt mit etwas weniger Sorge.

Alltäglich sind ganz andere “Unglücke”: Das Laptop fällt auf den Boden und die Daten sind nicht zugänglich. Mehrfach konnten wir in diesen Fällen helfen, denn sämtliche Prozesse lagern sicher im Rechenzentrum der DATEV. Ein neues Laptop ist schnell besorgt und wir unterstützen Sie dabei, wieder in den Workflow zu kommen.


Bilder:
© metamorworks – istockphoto.com
© DATEV eG – datev.de

Sei kein Papiertiger. Sei digital.
Wir sind es auch.

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