Klare Zeichen setzen und mit DocuSign eSignature digital unterschreiben

Die Signatur von Mark Zuckerberg ist auf Wikipedia öffentlich sichtbar und erinnert irgendwie an ein Häkelmuster. Wir gehen mal davon aus, dass dieser Pionier der Onlinekommunikation den künstlerischen Ausdruck seiner Paraphe nicht hoch bewertet. Vielleicht nutzt er die praktischen Vorzüge einer digitalen Signatur bereits für das Unternehmen und – das wäre besonders wünschenswert – für die Steuererklärung.

Unsere Mandantinnen und Mandanten sind jedenfalls schon so weit. Sie folgen gerne unserer Empfehlung und unterschreiben sämtliche Dokumente, die wir ihnen digital senden, mit der eSignature von DocuSign. Wir erläutern folgend

• Was ist eine digitale Signatur?
• So wenden wir die eSignature von DocuSign an.
• Welche Vorteile haben Mandantinnen und Mandanten durch DocuSign?

Die digitale Steuerberatung der SKG bringt viele Branchen voran. Dabei achten wir auf Details, wie die digitale und rechtsverbindliche Signatur.

Was unterscheidet die digitale Signatur von der traditionellen Unterschrift?

Früher nahmen wir einen Stift oder Füller zur Hand und setzten unsere Signatur unter den Vertrag, das Testament, die Steuererklärung. Diese Unterschrift ist für die Gültigkeit von Rechtsgeschäften erforderlich. Viele Menschen können sich eine digitale Lösung nicht vorstellen. Diese Skepsis scheint nachvollziehbar und hängt mit unserer Sozialisierung zusammen. Die Vorteile einer eSignature überzeugen so sehr, dass die konventionelle Unterschrift schnell vergessen ist.

Für die eSignature von DocuSign wird ein digitaler Prozess bereitgestellt, der sicher und logisch mit dem Dokument verbunden ist, das wir unseren Mandanten zumailen. Die bekannte Linie eines Stiftes wird ersetzt durch einen digitalen Code. Man kann diesen Vorgang auch mit der Daten-Cloud vergleichen, die ja nicht als Wolke über uns schwebt. Die Cloud ist ein Server, auf dem die Daten gespeichert werden. Und so ist die eSignature eine Datenkombination, die für den Akt der Unterschrift jeweils generiert wird.

Aus dem Grund können Nutzer eine Signatur wählen, die DocuSign anbietet. Es muss jetzt nicht mehr die persönliche Paraphe sein. Selbstverständlich kann man bei der ersten Nutzung die eigene Unterschrift mittels Mouse, Finger oder Stift hinterlegen.

Ein Beispiel: Der Jahresabschluss braucht Ihre Unterschrift, damit er rechtsverbindlich wird und Wirkung entfalten kann. Von Ihnen und uns signiert, bildet die Übersicht eine Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen. Die trifft man meist nicht allein. Kooperationspartner, Investoren, Stakeholder und Banken brauchen Einblick in die Gestaltung des Unternehmens. Darum widmen wir auch dem Jahresabschluss besonders viel Aufmerksamkeit.

Bisher kamen dabei viele Seiten Papier zusammen. Dieses “Buch der Zahlen” brachten wir persönlich, per Post oder Kurier zu Ihnen. Blättern, lesen und irgendwann unterschreiben. Die digitale Version des Jahresabschlusses werden unsere Mandanten sicherlich auch in Zukunft aufmerksam studieren. Allerdings viel komfortabler als bisher. Mit dem Laptop ist man räumlich ungebunden. Und mit der eSignatur von DocuSign sparen Sie Zeit. Wie das Sprichwort sagt: Zeit ist Geld. Sie wollen investieren, das Unternehmen verändern, Investoren überzeugen? Das rechtsverbindlich, digital signierte Dokument bringt Sie in die Poolposition. Vor Mitbewerbern schaffen Sie Tatsachen und überzeugen.

Andere Dokumente brauchen die Unterschrift verschiedener Beteiligter. Auch das gelingt mit der eSignature von DocuSign. Alle erhalten einen Link und eine persönliche Autorisierung. Der Prozess ist absolut transparent, aber abgekoppelt von analoger Präsenz. Das gewährt allen Beteiligten mehr Freiheit. Sie etablieren sich als Partner, der flexibel sowie unabhängig und zugleich zuverlässig und rechtskonform handelt. 

Die Vorteile der eSignature von DocuSign im Überblick:

• Sicherheit – DocuSign erfüllt einige der strengsten Sicherheitsstandards in den USA, Europa und der Welt.
• Rechtskonformität – das Verfahren entspricht dem ESIGN Act und dem Uniform Electronic Transaction Act (USA) sowie der EU-eIDAS-VErordnung (EU).
• Schnelligkeit – der Status der Unterzeichnung ist sofort sichtbar
• Flexibilität – Unterschriften sind nicht mehr an einen Ort gebunden
• Einbindung – Dokumente aller üblichen Formate lassen sich einbinden
• Routine – bekannte Prozesse lassen sich komfortabel wiederholen

Schließlich spart die digitale Unterschrift eines digitalen Dokuments einfach Papier und schont die Ressourcen der Umwelt.

“Die eSignature von DocuSign unterstützt bereits den Auftakt einer Zusammenarbeit. Es gibt verschiedene Dokumente, die neue Mandanten unterzeichnen müssen, damit wir als SKG Steuerberatung handeln können. Sie sind dann ganz begeistert, wie schnell und übersichtlich das mit DocuSign läuft.”

Anne-Kathrin Misgajski