Digitale Personalakte
für ein gutes Betriebsklima

Große Freude! Sie haben eine neue Mitarbeiterin gefunden. Oder ein Fachmann ergriff selbst die Initiative. Jetzt starten Sie in das neue Arbeitsverhältnis. Vergessen Sie bitte nicht die formalen Punkte rund um das Personalwesen. Dazu berichten wir in diesem Beitrag:

Mit der digitalen Personalakte sparen Sie Zeit, die Sie effektiv mit Ihrem Team verbringen können. Gemeinsam bringen Sie Ihr Business nach vorne. Wir unterstützen Sie gerne mit der digitalen Buchhaltung.

Herzlich willkommen auf der neuen Arbeitsstelle. Die neue Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird sich freuen: Es gibt keinen lästigen Papierkram. Mit Fastdocs erfassen Sie gemeinsam bei der Einstellung die Stammdaten. Wir importieren sie in das DATEV Programm Lohn- und Gehalt. Auf dieser Basis entsteht für Sie in DATEV Unternehmen online die individuelle digitale Personalakte.

Hier ergänzen Sie individuelle Vereinbarungen zum Lohn und hinterlegen alle relevanten Dokumente. Mandantinnen und Mandanten der SKG digitale Steuerberatung pflegen die digitale Personalakte mit diesen Informationen:

• Arbeitsvertrag
• Statusfeststellung Gesellschafter oder Geschäftsführung
• besondere Vereinbarungen zu Arbeitszeiten, Sachbezügen, Änderungsvereinbarungen zu Netto-Lohnoptimierung
• Sachbezug Gutscheine
• Lunchit
• Kita-Kosten
• Telefonkosten
• Erstattung Internetkosten
• Firmen-PKW oder Jobrad
• Fahrtenbuch
• Erholungsbeihilfe
• Darlehen
• Lohnpfändung
• Kündigungsschreiben
• Bescheide zur Rentenversicherung + Lohnsteuerprüfung + Zoll
• Bescheide Berufsgenossenschaft
• Nachweis über eine Schwerbehinderung
• Verzicht auf Rentenversicherung bei Minijob
• Immatrikulationsbescheinigung
• Krankenscheine, falls nicht digital
• Betriebliche Altersversorgung
• Reisekostenabrechnung
• Verdopplung der Verpflegungspauschalen
• Stundennachweise, Minijob, kurzfristige Beschäftigung
• Stundennachweise + Arbeitszeitkonten
• Nachweis private Krankenversicherung
• Geburtsdaten oder Geburtsurkunden der Kinder

Da kommt einiges zusammen! Individuell kombiniert, ergeben sich die Löhne. Die Zeiten, in denen Sie zur Berechnung verschiedene Ordner wälzen mussten, sind mit der digitalen Personalakte von DATEV vorbei. Sie vereinen alle Angaben an einem Ort.

Laden Sie die Belege einfach hoch. Sie kennen das von den Rechnungen. Wir verknüpfen die hochgeladenen Dokumente mit der jeweiligen mitarbeitenden Person im DATEV Programm Lohn- und Gehalt und mit der digitalen Personalakte. Bis zum vereinbarten Termin bzw. spätestens zwei Werktage vor Fälligkeit der Löhne, Krankenkassenbeiträge oder Lohnsteuern müssen alle Informationen für die Lohnbuchhaltung vorliegen. Jeden Monat sind wir auf dem aktuellen Stand und führen die Lohnabrechnung korrekt durch.

Jeder Betrieb erlebt sie mehrfach: eine Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung nach § 28p SGB IV. Die Prüfer schauen, ob Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber der Meldepflicht und sonstigen Pflichten wie der Abführung von Beiträgen zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung nachgekommen sind. Diese Prüfung schützt im Allgemeinen die Arbeitnehmenden sowie die Sozialversicherungsträger vor Beitragsausfällen. Denn: Das System der sozialen Absicherungen ist ein andauernder Kreislauf, der nicht unterbrochen werden darf.

Dazu schreibt das Lexikon der Deutschen Rentenversicherung:
“[…] Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern

• vorgenommenen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit),
• für die Beitragsberechnung vorgenommenen Beurteilungen der Entgeltbestandteile und Festlegung der Höhe des Arbeitsentgeltanspruchs,
• vorgenommenen zeitlichen Zuordnungen der Entgelte und Berechnungen der Beiträge,
• in diesem Zusammenhang abgegebenen Meldungen,
• vorgenommenen Berechnungen der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG),
• vorgenommenen Berechnungen der Insolvenzgeldumlage,
• zu führenden Entgeltunterlagen.

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich stichprobenhaft. […]” *

Mandantinnen und Mandanten der SKG ziehen es vor, dass die Prüfung bei uns in der Steuerkanzlei stattfindet. Kein Problem! Da wir ja onlinebasiert zusammenarbeiten, stehen alle Daten digital zur Verfügung. Die digitale Personalakte weist im Fall der Prüfung alle Angaben pro mitarbeitender Person auf – aktuell und aus der Vergangenheit. DATEV digitale Personalakte ist rechtssicher!

Tipp: Bei aller Freude an der Digitalisierung – Dokumente, die im Original unterschrieben wurden, bitte nach der Digitalisierung nicht vernichten. Verträge oder Zeugnisse sollten auch länger als 10 Jahre aufbewahrt werden.

Adrian Osterburg arbeitet bei parsmedia, einer Agentur für digitales Praxismarketing in Magdeburg. Wir wollen mit ihm die andere Seite der digitalen Personalakte und damit verbundener Tools beleuchten.

SKG: Adrian, Danke für Deine Zeit. Bei parsmedia kümmerst Du Dich um den Bereich Social Media und Content Creation. Ein typischer Vertreter der Generation Z. Denkst Du über Deine Rente nach?

Adrian: Klar! Ich denke, das ist in der heutigen Zeit ein Muss. Insbesondere, weil die Schlagworte Inflation und löchrige Rentenkasse immer mehr im Sprachgebrauch zunehmen. Das löst natürlich eine gewisse Ungewissheit in einem aus – und macht vielleicht auch ein klein wenig Angst, was sein wird.

Dein Arbeitgeber, parsmedia, hat sämtliche Prozesse rund um das Personalwesen digitalisiert. Wie war das bei Deiner Einstellung?

Adrian: Der Einstellungsprozess ging bei parsmedia sehr easy von der Hand. Ich habe einen Link zugeschickt bekommen, der meine Personaldaten abgefragt hat. Dort konnte ich auch gleich meine Bankverbindung und die Sozialversicherungsnummer hinterlegen. Wären Fragen beim Ausfüllen aufgetreten, hätte ich mir einen Videocall mit SKG buchen können. Das lästige Ausfüllen von Papierkram hatte dadurch zum Glück ein Ende. Und sind wir ehrlich: Wer hat schon noch einen (funktionierenden!) Drucker zu Hause?

Musstest Du einmal für Deine Steuerklärung auf alte Dokumente zurückgreifen, die bei parsmedia digital hinterlegt waren?

Adrian: Jedes Jahr aufs Neue kam bisher die Frage auf, wo eigentlich die Lohnsteuerbescheinigung abgeheftet ist. Seit meiner Zeit bei parsmedia hat sich das erledigt. Ich kann ganz einfach – von überall her – auf das Portal Arbeitnehmer online zugreifen. Dort finde ich nicht nur meine Lohnsteuerbescheinigung, sondern auch alle Gehaltsnachweise.

Welche Vorteile bringt es mit sich, dass Du digital darauf zugreifen kannst?

Adrian: Einmal im Monat gab es bei meinem ehemaligen Arbeitgeber einen Umschlag, der auf den Tisch abgelegt wurde: der Gehaltsnachweis, der fein säuberlich abgeheftet werden muss. Durch die Möglichkeit des digitalen Abrufens hat sich das erledigt! Alle meine Nachweise sind zentral an einem Ort gespeichert. Zu Hause fliegen dadurch keine Zettel mehr herum. Und ich muss zugeben – ich bin Fan von digital gespeicherten Dokumenten. Volle Aktenordner sind sowas von gestern! Denken wir das mal weiter: Sollte meine Zukunftsplanung wegen eines Hausbaus einen Kredit erfordern, kann ich dem Bankberater alle erforderlichen Unterlagen sofort vorlegen. Dadurch spare ich mir das stressige Zusammensuchen von Dokumenten.

Quelle:
* Deutsche Rentenversicherung | Betriebsprüfung