DATEV Upload Mail und Upload mobil: für die papierlose Buchführung

Man erkennt sie an der Farbe: Nachrichten vom Finanzamt flattern im Umschlag aus Altpapier regelmäßig bei den Menschen in die Briefkästen. Das Grau unterstreicht den sorgenvollen Gedanken: “Was wollen die jetzt schon wieder von mir?” Nun berichten die Medien im Herbst 2021, dass sich die Vorräte an Altpapier verknappen und verteuern. Sorry, keine Entwarnung. Briefe vom Finanzamt wird es weiterhin geben. Und immer wieder verkünden sie positive Nachrichten. Zumindest, wenn die Steuerberatung gut gearbeitet hat. Wie wäre es, der Papiermisere komplett zu entfliehen? Dann ist auch Schluss mit lästigen Papierbelegen sowie Ordnern für Lohnzettel oder Rechnungen. Vor allem hat man digital immer und überall die Zahlen im Überblick.

Die SKG Steuerberatung arbeitet mit Mandantinnen und Mandanten seit 2021 komplett digital. Das gelingt unter anderem durch zwei smarte Tools von DATEV: Upload Mail und Upload mobil.

• Wie funktionieren DATEV Upload Mail und DATEV Upload mobil?
• So wenden wir die smarten Programme an.
• Darf man Belege jetzt sofort vernichten?

Papierlose Steuerberatung spart Zeit, Geld und schont Ressourcen. Wir nutzen den kostbaren Rohstoff für besondere Momente. Grüße zum Geburtstag zum Beispiel schreiben wir immer auf schön gestaltete Karten – von Hand.

Im Jahr 2020 brachte die DATEV eG die Anwendung DATEV Upload Mail raus. Dazu heißt es: “DATEV Upload Mail ist ein erstes konkretes Resultat der Plattform DATEV Ideas zum direkten Kundeneinbezug, die im Frühjahr 2019 an den Start gegangen ist.” Steuerberater wie die SKG wünschten sich eine smarte Verknüpfung von dem Programm DATEV Unternehmen online mit buchführungsrelevanten Belegen.

Mit DATEV Upload Mail gelangen zum Beispiel PDF-Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Programm in die sichere, onlinebasierte Belegzentrale.

• Anwendung mit DATEV SmartLogin öffnen.
• Man leitet die komplette E-Mail inklusive Anhang an die definierte Zieladresse.
• Das Zwischenspeichern oder Abspeichern der PDF-Rechnung entfällt.
• Das System extrahiert den Anhang und platziert ihn im Bestand des Nutzers.

Mit unseren Mandatinnen und Mandanten haben wir Zugriff auf sämtliche Belege, die digital hinterlegt werden. Wir bearbeiten gemeinsam die Buchhaltung für Finanzen sowie Löhne und Gehälter.

GoBD-konform arbeiten: GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Heute bedeutet das: Alles, was elektronisch im Büro ankommt, muss auch elektronisch aufbewahrt werden. Ausdrucken und ablegen – das entspricht nicht der Richtlinie. DATEV Unternehmen online und die entsprechenden Anwendungen für die Zuordnung und Ablage der Dokumente erfüllt automatisch alle GoBD-Anforderungen.

Aus Gründen der Sicherheit hat die jeweilige Zieladresse bei der DATEV einen komplizierten Namen – eine Folge aus Buchstaben und Ziffern. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Wir richten für unsere Mandantinnen und Mandanten gerne eine oder mehrere passende Adressen, zum Beispiel “rechnung@…” ein.

Buchen Sie dafür einfach online unseren Technikcheck.

Sie erhalten Rechnungen teils in Papierform? Dann scannen Sie den Beleg und senden das PDF per DATEV Upload Mail an den Server. Was mit dem Papierbeleg passiert, beschreiben wir gleich. Sie haben es sicher bereits bemerkt: Die umweltfreundlichen Kassenzettel auf blauem Papier lassen sich nicht scannen. Auch dafür gibt es eine Lösung: DATEV Upload mobil.

Diese Anwendung funktioniert mit dem Smartphone, das eine Kamera hat. Eigentlich wurde sie für die Nutzung unterwegs entwickelt. Eine gute Idee!

Gerne unterstützen wir Sie dabei, DATEV Upload mobil auf dem Smartphone zu installieren. Und dann geht es los!

• Anwendung mit DATEV SmartLogin öffnen.
• Das Smartphone über das Dokument halten und fotografieren.
• Sie können direkt mehrere Seiten scannen.
• Den digitalen Beleg in DATEV Unternehmen online ablegen.

DATEV Upload mobil ist ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sind mehrere Mitarbeitende in der Buchhaltung beschäftigt, kann DATEV Upload mobil die stationäre Version sinnvoll ergänzen.

Großer Spaß im Büro: Wer trifft den Papierkorb? Fehldrucke, Werbesendungen, Briefumschläge – auch im digitalen Zeitalter fluten Informationen in Papierform weiterhin die Abteilungen der Unternehmen. Diese Relikte der analogen Kommunikation dürfen für den Geschicklichkeitswettbewerb gerne genutzt werden.

Originalbelege dürfen Sie vernichten, wenn es dazu eine Verfahrensdokumentation gibt. Sie beschreibt, wie Ihr Unternehmen zum Beispiel Belege für die steuerliche Beurteilung sichtbar macht. So eine Verfahrensdokumentation erstellen wir gerne mit unseren Mandantinnen und Mandanten. Die Investition lohnt sich! Viele Prozesse lassen sich anschließend verschlanken und effizienter gestalten.

“DATEV Unternehmen online erleichtert die Arbeit durch Standardisierung. Allerdings müssen Unternehmen im Blick behalten, dass Belege mit DATEV Upload Mail nur einmal hochgeladen und die E-Mails dann auch gelöscht werden. Also: Nach dem Hochladen im System prüfen, ob alles angekommen ist. Wer DATEV Upload mobil nutzt, sollte den Beleg zuvor handschriftlich mit einem Kürzel kennzeichnen, dann fotografieren und schließlich an die verantwortliche Person im Unternehmen abgeben.”

Steffi Köchy-Gellfart